Гении и злодеи: кто из них правильный финансовый директор на аутсорсе

Недовольный клиент где-то на просторах интернета: «…а они такие красавцы значит будут просто смотреть на все эти показатели и говорить мне сделай так, не делай так. Да я, блин, сам знаю как делать, если у меня будут цифры. И любой адекватный предприниматель тоже должен интуитивно понимать что и как с цифрами. И за это дело они хотят 100 000 ₽ в месяц!»

Недавно наткнулась в интернете на вот такой отзыв (авторская орфография и пунктуация сохранены).

Здравствуйте! Обратился в компанию *** но менеджер не смог мне ничего толком рассказать как мы будем находить точные цифры в работе с ВАйлдбериз и его отчетах! (А там действительно темный лес сегодн одни данные завтра другие и т л) значит Он мне Предложил чтобы я нашел бухгалтера или помощника который будет собирать все цифры и показатели (а их на минуточку под 100-ню) а они такие красавцы значит будут просто смотреть на все эти показатели и говорить мне сделай так не делай так (та я блин сам знаю как делать когда у меня будут цифры и любой адекватный предприниматель тоже должен интуитивно понимать что и как с цифрами) и за это дело они хотят 100000 рублей в месяц! Ну что сказать наверное Вы сами все поняли что они за специалисты! Чисто на Л***)

Всем привет, меня зовут Татьяна Никанорова, основатель и руководитель Консалтингового центра Профдело. С 2006 года помогаем малому и бизнесу решать бухгалтерские и юридические вопросы, а также настраивать управленку и анализировать финансы.

Из отзыва мы видим, что финансист, к которому обратился клиент, предлагает предпринимателю самому как-нибудь наладить свой учет, а они возьмут данные и проанализируют их. И клиент справедливо замечает, что если бы у него были данные, то он бы и сам проанализировал. Так должен ли финансовый директор на аутсорсинге настраивать учет, или же он только по готовым данным что-то там считает?

Прежде чем я начну рассказывать об отличиях, сделаю небольшой ликбез по финансовым терминам.

Три термина в финансах

Пошаговая инструкция по внедрению управленческого учета от Профдело

Баланс должен сходиться!

Как поступает правильный финансовый директор

Почему многие так не делают

Три термина в финансах

Управленческий учет

Это база данных, которая содержит в себе все операции по деятельности компании. Управленческий учет иногда называют оперативным учетом. Некоторые называют его бухгалтерским, они также недалеки от истины: принципы абсолютно одинаковые — фиксация всех фактов хозяйственной деятельности в момент их совершения или сразу после. Разница в пользователях: пользователями УУ являются собственники и топ-менеджеры, а БУ — налоговая, инвесторы и покупатели акций. Финансовый учет — еще один термин управленческого или бухгалтерского учета, не несущий в себе отдельного смысла.

Управленческая отчетность

Это отчетность, пользователями которой являются собственники и топ-менеджеры компании. В отличие от бухгалтерской отчетности, которая нужна ФНС, органам статистики, ангельским инвесторам и трейдерам. Финансовая отчетность — еще один термин, обозначающий то же самое. Три основных отчета УУ — ОПУ (отчет о прибылях и убытках), ДДС (отчет о движении денежных средств) и Баланс. Та же самая отчетность составляется и в бухучете, только формы отчетов заранее регламентировало государство.

Финансовый анализ

Это изучение финансовых показателей и их связей между собой по данным управленческой (или бухгалтерской) отчетности. В процессе финансового анализа могут применяться:

• Расчет финансовых показателей: рентабельность, ликвидность, окупаемость, OPEX, CAPEX, EBITDA и др.
• Проведение план-фактного анализа.

• Проведение факторного анализа (или иначе расчет модели Дюпона — 2, 3 или 5-факторной) и другие методики.

Финансовый анализ позволяет:

• находить сильные и слабые стороны компании;

• принимать оптимальные управленческие решения;

• прогнозировать будущее компании;

• контролировать эффективность движения денежных средств;
• контролировать рациональное использование прибыли;
• рассчитывать показатели эффективности (KPI);
• определять целесообразность понесенных затрат.

Любому человеку, закончившему 10 классов, понятно: прежде чем что-то анализировать, нужно собрать данные для анализа. Чем полнее будет сбор, тем точнее анализ и прогнозирование.

А теперь вернемся к отзыву, который мы процитировали в начале статьи. Из него очевидно, что компания, в которую обратился автор отзыва, не ведет управленческий или бухгалтерский учет. Она предлагает предпринимателю самому как-нибудь наладить свой учет, а они возьмут данные и проанализируют их. А ведь именно сбор данных и ведение учета является самой трудоемкой задачей. Плохо соберешь — анализ будет г*вно.

Пошаговая инструкция по внедрению управленческого учета от Профдело

Мы в Профдело всегда начинаем именно с учета, выстраиваем управленческую учетную систему, помогаем подобрать и обучить учетных специалистов, наладить бизнес-процессы,связанные с построением управленческого учета.

Хотите сами? — Пожалуйста, вот краткая пошаговая инструкция как это сделать!

1. Сначала нужно выбрать программу для ведения управленческого учета. Для малого бизнеса лучше выстраивать УУ в отдельной программе, например, в 1С:УНФ. Для крупного бизнеса УУ часто выстраивается на данных бухгалтерского учета, который ведется полностью вбелую без применения мнимых и притворных сделок.

2. Затем нужно нанять людей, которые будут отвечать за сбор и ввод данных в программу. Поручить это действующему бухгалтеру или менеджерам — плохая идея, у них своей работы полно. Еще ни разу эта идея не «взлетела» среди наших клиентов, хотя 4 клиента из 5 начинают именно с этого. Это увеличивает срок внедрения УУ до момента, пока не будет взят специальный исполнитель — его можно назвать бухгалтер по управленческому учету или экономист.

3. Затем нужно наладить оперативный сбор и ввод данных. Бухгалтерия малых компаний привыкла получать документы раз в месяц числу к десятому, а вводить к двадцатому. Это не подходит для управленки — данные нужно брать оперативно из счетов, договоров, личных кабинетов, биллингов и ЭДО.

4. Следующий шаг — сбор управленческой отчетности по трем формам. ДДС обычно собирается легко, а вот ОПУ и Баланс не соберутся, пока не будет отлажена работа третьего этапа.
5. И финальный этап — финансовый анализ собранных показателей.

Баланс должен сходиться!

цитата из публичного кейса одной компании по оказанию услуг финансового директора на аутсорсинге

Смотрите: в системе бухгалтерского учета, которая основана на двойной записи, ситуация «не сошелся баланс» технически невозможна.

• Если где-то потерялся расход, то будет «висеть» уплаченный незакрытый аванс, а значит большая задолженность поставщиков перед вашей компанией.
• Если записать расход не на ту дату, баланс всё равно сойдется в нормальной учетной программе. А вот если учет вести в экселе, и баланс собирать вручную в соседней табличке — немудрено потерять и 108 тысяч, и миллион.

Если баланс не сошелся на 6000 рублей, то где-то может быть две ошибки: на 60 000 ₽ в активе и на 54 000 ₽ в пассиве. Если баланс не сошелся на миллион, могут быть две ошибки — на 10 млн в активе и на 9 млн в пассиве.

Можно ли нормально управлять компанией, когда у тебя в финансах ошибки на 20 миллионов?

Как поступает правильный финансовый директор

Правильный финансовый директор на аутсорсинге, да и в штате тоже, начинает с выстраивания системы. Системы управленческого учета.

Он не возьмется делать вам три основных отчета или финансовый анализ, если у вас нет достоверной системы сбора и фиксации данных. Он предложит вам построить эту систему.

Если вы селлер на вайлдберриз — поможет выстроить товарный учет, интегрировать API вайлдберриза в учетную систему, разграничить товарные потоки по маркетплейсам.

Если вы производственник — внедрит калькуляции, отладит списание себестоимости произведенной продукции, научит оценивать запасы готовой продукции и управлять ими.

Если у вас IT-компания или DIGITAL-агентство — поставит учет долгов клиентов, финансовые результаты по отделам, проектам и юнит-экономику по клиентам и продуктам.

У вас другой вид деятельности: общепит, услуги, и др — вникнет в ваши задачи и проблемы и построит системный управленческий учет.

Вершиной внедренной системы будет финансовый монитор — дашборд с ключевыми показателями и отчетами.

А уже после того, как вы получите сформированный дашборд с показателями, правильный финдир проведет финансовый анализ и презентует получившиеся результаты собственникам.

Почему многие так не делают

Большинство моих знакомых финансистов, финаналитиков и финансовых директоров на аутсорсинге не берутся за выстраивание системы. Потому что это «долго и дорого», если делать качественно. Внедрение управленческого учета можно сравнить с внедрением CRM-системы, только еще сложнее. CRM обычно внедряется только на отдел продаж, а ERP — система управленческого учета — на всю компанию. Каждый сотрудник будет так или иначе задействован: либо на этапе предоставления данных, либо на этапе оценки результатов.

Внедрение системы управленческого учета занимает от 4 месяцев до года.

У меня в Профдело, например, такая услуга стоит от 90 000 ₽ в месяц на этапе внедрения и около 60 000 ₽ в месяц в эксплуатации: сбор отчетности по готовым данным и финанализ результатов.

Здесь должна быть наша реклама, но вместо нее я оставлю вам подарок: бесплатную консультацию с финансовым директором по построению системы управленческого учета.

Записаться на бесплатную консультацию

Если статья была для вас полезной, подписывайтесь на мой блог, оставляйте комментарии. Чтобы не пропустить новые статьи, следите за анонсами в моем Телеграме.