Проверили 38 договоров, исправили, помогли заключить новые и уберегли клиента от семи миллионов штрафов. Но это не точно

Как «Патрикеев и партнеры» минимизировали риски переквалификации договорных отношений в трудовые и защитили цифровые активы заказчика. Чек-лист для проверки приложен.

Меня зовут Павел Патрикеев, я практикующий юрист в сфере IT и сооснователь сервиса «Патрикеев и партнеры». Здесь расскажу, как мы выступили консультантами и помогли небольшой ИТ-компании навести порядок в договорной работе, снизили риски привлечения владельца. Это вторая моя статья на VC (вот первая).

Кто клиент?

Клиент находится под защитой NDA, и его имя упоминать не буду. Это отечественная IT-фирма, занимающаяся интеграцией сайтов с платежными системами. В целом, их история типична для малого айти-бизнеса России.

Компания много лет заключала договоры гражданско-правового характера (ГПХ) с большинством подрядчиков, ИП-шников и самозанятых. На трудовых договорах находился только ряд управленцев: несколько директоров и четыре руководителя направлений. С подрядчиками-физлицами компания имела долгосрочные отношения в рамках ГПХ. Таким исполнителям регулярно ставили задачи не в переговорной, а в онлайн-спринтах или с помощью канбан-досок.

О риске переквалификации

В России можно взять человека в штат и начать трудовые отношения «работодатель-сотрудник». Можно — заключить договор-ГПХ и оформить отношения «заказчик-исполнитель».

Налоговая или трудовая инспекция могут заподозрить, что фактические трудовые отношения прикрывают договором ГПХ и проверяют подозрительные компании автоматически — скоринговая проверка бездушным роботом-инспектором — или в ручном режиме. Такая ситуация и называется риском переквалификации.

Отмечу, что сейчас ГПХ заключают даже не из злой воли. Сегодня трудовой договор можно подписать даже в электронном виде, но многие работодатели и, что характерно, специалисты предпочитают остаться в отношениях заказчика и исполнителя.

Масса айтишников находится за рубежом или в других городах, и с точки зрения дистанционных отношений гражданско-правовой договор более удобен обеим сторонам. Заказчику он предлагает бОльший контроль над исполнителем, так как отношения с далеким исполнителем расторгнуть проще. В то же время для физлиц-фрилансеров комфортнее не иметь долговременных избыточных обязательств и быть свободным от распорядка дня и внутреннего свода корпоративных правил, которые подразумевает трудовой договор.

Почему обратились к нам?

Компания-заказчик исторически начинала с краткосрочных отношений по ГПХ и дальше по инерции продолжала их заключать. Собственник особенно не заморачивался, что это может привести к проблемам. В 2022-м году один из партнеров интегратора «попал» на штраф и вернул государству более миллиона рублей в досудебном порядке.

Собственник посчитал, что их текущее положение уязвимо и обратился в «Патрикеев и партнеры» за консультацией. Мы должны были снизили риски и повысить шансы заказчика оспорить потенциальные придирки налоговой к отношениям с подрядчиками.

Что мы сделали?

• изучили текущий порядок дел: как заключаются и ведутся договоры;

• проанализировали договоры с 30+ подрядчиками-физлицами;

• предложили правки для минимизации рисков переквалификации;

• свели анализ в рекомендацию;

• переписали договоры;

• содействовали перезаключению договоров с подрядчиками.

Определяем задачи

• В компании не было линейного процесса согласования и расторжения договоров.

У клиента не было продуманной системы заключения, согласования и контроля договоров. Это нормально и свойственно стартапам или небольшим и средним IT-компаниям.

Задача: помочь навести порядок в делопроизводстве.

• При взаимодействии с подрядчиками генерировались пассивные риски переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые

Готовые формы договоров, которые мы взяли на изучение, не только несли потенциальные риски переквалификации, но даже с точки зрения гражданского законодательства не имели важных разделов и механизмов.

Задача: выявить и снизить риски переквалификации договорных отношений в трудовые

• Не прописывали права на РИД

После первоначального изучения, выяснилось, что проблема была не только в рисках. По договорам гражданско-правового характера работали исполнители, создающие результаты интеллектуальной деятельности, сокращенно — РИД. В случае нашего клиента РИД — программы, тексты и дизайн для сайта, которые генерили подрядчики: разработчики, копирайтеры и дизайнеры.

Мы донесли до заказчика, что передачу исключительных прав его компании необходимо прописать на бумаге.

Задача: защитить цифровые активы

Таким образом, нам предстояло не просто «вычистить» скверну в договорах, а реализовать комплекс: снизить риски переквалификации, защитить РИД заказчика и немного настроить делопроизводство.

1. Определили, как ведется делопроизводство

Созвонились с директорами и руководителями направлений, изучили текущий процесс создания и ведения договоров. Выяснили у бухгалтерии и отдела кадров, кто договоры утверждает и кто их подписывает. Интересовались въедливо, вплоть до того, в каком мессенджере бухгалтер ведет переписку с исполнителем, и создает ли для него корпоративную почту. А может и служебный макбук подрядчику выдают? А ведь это один из признаков трудовых отношений!

Пример «легализации» переписки с подрядчиком через мессенджеры в уже новой форме договора.

2. Собрали и изучили все текущие договоры

Мы получили 40+ действующих договоров с подрядчиками и досконально проверили каждый из них. «Вытащили» из общей массы 38 соглашений с высокими рисками переквалификации.

Из-за отсутствия единого шаблона некоторые договоры были не очень качественно составлены с точки зрения юридической техники. Обнаружили, что специалисты клиента нечетко прописывали, что создают разработчики и как он передает компании авторские права. Или у подрядчика, который работает с клиентской базой, отсутствовало обязательное положение об обработке персональных данных.

Договор нарушает Федеральный закон «О персональных данных», скрин из рекомендации. О ней расскажу дальше.

3. Проанализировали судебную практику

Юристы «Патрикеев» изучили решения судов и составили аннотацию по категории дел, связанных с переквалификацией трудовых отношений. На сегодня уже наработана судебная практика, и мы отметили ее явный обвинительный уклон: если работодателя заподозрят в переквалификации, судья, скорее всего, признает компанию виновной. Бизнесу придется компенсировать за подрядчика, признанного работником, недостающие взносы в соцфонды и выплачивать штрафы.

Купить рекламу Отключить

После изучения судебных решений мы составили специальную таблицу и чек-лист, для выявления двух типов опасных маркеров:

формальные маркеры, т. е. каких слов и оборотов лучше избегать в текстах договоров. В новых формах мы их учли. В «ноль» убрать такие формулировки невозможно, а вот сгладить их — реально.

Кадровик проходит по чек-листу и определяет опасные формулировки от «красных» к«зеленым»

неформальные маркеры: как и где управленцы ведут переписку с контрагентами; заставляют ли HR подписывать физлиц на подряде служебные инструкции. Спойлер — так делать нельзя.

4. Разработали рекомендацию по снижению рисков

Консультанты свели советы по работе с подрядчиками физическими лицами в «библию» по работе с рисковыми договорами из трёх разделов:

1. предметные опасности в текущей договорной базе с подробным объяснением каждого риска;

2. общие советы по организации процесса коммуникации и подписания договоров с подрядчиками;

3. модульные формы договоров для самозанятых и ИП, содержащие необходимые механизмы, направленные на минимизацию рисков.

Скриншот из рекомендации, которую мы составили для клиента. В разделе объясняем, что не так в текущем договоре с подрядчиком-программистом, и как это исправить.

5. Старые договоры сломались. Несите новые

Взамен рискованных и корявых договоров юристы «Патрикеев и партнеры» составили единую форму договоров ГПХ. Они были надежнее как с точки зрения минимизации рисков переквалификации, так и с точки зрения защиты цифровых активов компании.

Договоры разбили на два блока

Первый блок состоял из соглашений с разработчиками: тех, кто ваяет дизайн или программное обеспечение. В эти договоры включили положения об исключительных правах при передаче результатов, туда же добавили форму акта передачи ПО заказчику.

Пример акта приемки-передачи произведения по договору подряда. Такая форма шла приложением к договорам с разработчиками и дизайнерами. Каждая форма содержит развернутое описание передаваемых прав и гарантийных обязательств автора перед заказчиком

Последний пункт важен, для компании, чтобы обезопасить цифровой актив и железно привязать его к себе. Иначе программист, который работал у вас, может через суд «отжать» программу, ссылаясь на авторское право.

Независимо, ГПХ это или трудовой договор — позаботьтесь и выстройте приемку результата интеллектуальной деятельности, которые сотрудники выполняют для вас в рамках такой работы. Включите нужны нормы в договоры, прописанные технические задания и регулярная приемка кода или объектов которые люди разрабатывают в понятном месте или архиве, Яндекс- или Гугл-диск.

Второй блок — договоры с остальными физлицами, которые не участвовали в разработке.

Также мы предложили делопроизводителям клиента стандартизировать документооборот и заключать последующие договоры, выставлять счета и контролировать акты приемки РИД по единому стандарту.

Почти готово

Всю основную работу сделали за пару недель, еще две недели прошли в обсуждениях деталей с командой клиента. Через месяц у заказчика на руках были:

• рекомендация: что не так, и как это «не так» поправить;
• новые формы договоров для условных «программистов»-авторов РИД, на самозанятости или ИП;

• новые формы договоров для остальных подрядчиков, которые не генерили программы или дизайн:

• процедура ведения новых соглашений и взаимодействия между юристами, кадрами и бухгалтерией.

Клиент забрал рекомендацию, шаблоны новых договоров, процедуру, кое-что доработал, изменив под свои реалии, и приступил к работе над ошибками.

А вот и сложности

После того, как бухгалтерия и управленцы получили «правильные» формы договоров, они начал последовательно перезаключать старые контракты. И здесь столкнулись с недоверием. Не все контрагенты заказчика понимали, зачем менять уже заключенный и работающий с их точки зрения договор.

Как мы справились?

Двум юристам вместе с бухгалтерией и руководителям направлений потребовалось пробиваться сквозь лед недоверия и «растапливать» его. Наши консультанты аргументировали, почему подписать новый договор реально важно и что оставлять процесс на самотек нельзя.

«Когда у тебя уже 30+ подписанных договоров, сложно прийти к подрядчикам и предложить подписать совершенно новый — они ищут подвох. Я терпеливо объясняла, что и зачем, процесс долгий и нервный для кадров. Консультанты «Патрикеев и партнеры» проявили себя профессионально: без надувания щек и без нажима объяснили, разложили риски».

Отзыв главного бухгалтера заказчика

Что по итогу?

Мы утвердили с делопроизводителем и кадровой службой порядок работы с договорами, заключили договоры, минимизирующие формальные признаки отношений и дали рекомендации, что делать в случае претензий налоговой или трудовой инспекций.

Сложно оценить, сколько заказчик сэкономил: 7 или 17 миллионов. Ряд штрафов в трудовых спорах процентные, другие связаны с моральным вредом и расходом: точную оценку дать не готов, тут любая цифра будет из головы. Что знаю точно: спустя 8 месяцев к ним не пришла налоговая или трудовая.

Если компания заключает гражданско-правовой договор на длительный период и регулярно платит ИП или самозанятому— это создает риски для компании. Не пытайтесь решить кадровые и налоговые вопросы, заключая рисковые договоры. Идите к специально обученным людям, они не дадут 100% гарантии, что ваш бизнес не «подтянут» за ГПХ, но, как минимум, скоринговая проверка налоговой обойдет стороной», — Павел Патрикеев.

Юристы «Патрикеев и партнеры» разработали базовую памятку. В ней — критичные формулировки в договорах и пример по каждой категории риска. Грозит ли переквалификация отношений вам? Скачиваем и проверяем!

Пример чек-листа

Остались вопросы? Тема важная или деликатная? Пишите напрямую в Телеграм: @Pavel_Patrikeev, попробую помочь, дам дельный совет.